[2-4강] 사무작업 형태

 

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사무작업의 형태

1. 사무 작업의 효율화

1) 사무 작업의 간소화

∙ 사무 간소화의 대상

- 여러 사무 중 소요시간이 특별히 길어 사무 간소화를 하면 시간 단축이 많은 작업

- 여러 사무 중 비용이 특히 많이 들어 사무 간소화를 하면 상당한 절약이 올 것으로 기대되는 작업

- 사무원들 사이에 작업 방법의 어려움, 업무량의 과중 등으로 불 평 불만의 대상이 되는 사무

∙ 문제 해결식 접근법 : 부하, 상사, 교관이 하나의 문제를 놓고 함께 해결하여 사무 간소화를 추진해 가는 방법

 

2) 사무 작업의 효율화

∙ 작업 연구

- 테일러의 시간 연구와 길브레스의 동작 연구가 일체화된 것

- 작업을 용이하게 하고 작업 시간을 표준화하며 자금 결정을 공정하게 함

- 작업의 질적 향상을 가져오며 생산비를 절감하는데 목적이 있음

∙ 동작 연구

- 불필요한 작업을 제거하고 남은 잔여 작업을 최선의 가능한 절차 에 의하여 배치하는데 목적

- 신체 사용에 관한 원칙

- 기계 기구에 관한 원칙

∙ 시간 연구

- 작업을 위한 정확한 표준시간을 설정하는 데 목적

- 시간 연구에 의해 설정된 표준시간은 작업원의 공정한 작업량을 결정

- 소요되는 작업원 수나 기계 대수 등을 산정하는 기준

- 표준작업시간 = 정미작업시간 × (1 + 여유율)

- 여유율은 보통 피로여유, 작업여유, 용달여유, 직장여유로 구분

3) 사무공정분석에 관한 내용

∙ 흐름의 표준화

∙ 결재권한의 합리화

∙ 사무작업시간의 적정화

 

2. 자료관리의 자동화

1) 자료관리의 개요

∙ 원시장표 관리

∙ 천공카드 관리

∙ 종이 테이프 관리

∙ 자기 테이프 관리

2) 자료 저장의 자동화

∙ 전자 파일링 시스템(Electronic Filing System) 전자파일 저장 매체에 수록된 자료들의 데이터베이스에 의거, 색인 을 작성하고 필요한 경우 자기디스크, 자기테이프, 마이크로필름, 광디스크 등에 기록

∙ 데이터베이스 어떤 특정한 목적의 응용을 위해 상호 연관성이 있도록 자료를 저 장하고 운영할 수 있도록 모아둔 집합체

 

3) EDI(Electronic Data Interchange)

∙ EDI의 등장 요인

-정보 통신의 활용 가능성 인식

- 정보처리 소요 비용 증가

- 분류 시스템의 영향 증대

∙ EDI의 정의

- 표준화된 기업 간 거래서식 또는 기업간 행정 관청 사이의 행정 시석을 합의된 통신표준에 따라 컴퓨터 간에 교환하는 전자식 데 이터 교환 시스템

- 컴퓨터가 자동으로 판독할 수 있는 일정한 구조를 가진 메시지 형태의 서류를 교환함

- 조직 내 상호 연결된 네트워크 간의 정보교환 요구에서 생겨남

- 조직과 조직 간에 컴퓨터와 컴퓨터간의 통신을 통하여 필요한 상 거래 문서를 표준화 형식으로 상호 교환하여 업무를 처리하는 방식

∙ 양식표준의 기준 항목

- 전자적으로 전송될 문서의 종류

- 각 전송문서에 포함되어야 하는 정보

- 사용되어지는 정보의 형태

∙ EDI 소프트웨어

- 데이터 변환 소프트웨어

- 형식 변환 소프트웨어

- 응용 소프트웨어

- 통신 소프트웨어

- 연계 소프트웨어

∙ EDI 구성 요소

- 하드웨어

- 표준

- 통신 네트워크

∙ 특징

- 거래 쌍방의 자주성과 독립성이 보장됨

- 독립된 데이터베이스를 가짐

- 서류 없는 거래가 가능함

- 데이터 통신망을 이용하여 컴퓨터와 컴퓨터간의 통신방법

- EDI에 의한 데이터는 수신한 컴퓨터가 직접 처리하기 때문에 변 환과 재입력이 필요 없음

 

4) EDIFACT(EDI For Administration Commerce and Transport)

∙ 전 세계적으로 행정 기관, 상업, 운송 업체 간에 이용되는 모든 서 류를 EDI를 활용하여 전자적 데이터로 교환할 수 있도록 유럽 경제 위원회(UN/ECE)에서 연구 개발한 EDI표준

∙ 특징

- 기존의 종이 서류 양식을 전자 파일로 대체

- 국제 표준에 따라 작성된 메시지를 통일적으로 제공

- 개방 통신을 통하여 응용력과 경쟁력을 향상

- 세계적인 승인과 국제적 지원으로 무역 절차 및 거래를 간소화

- 현대적 네트워크 및 서비스를 최대한 이용할 수 있음

- 행정, 상업 및 운송 업무 등에서 전 세계적으로 폭넓게 지원

 

1) 전자문서의 정의

∙ 국가기관, 지방자치단체 및 법령의 규정에 의하여 그 위탁을 받은 자가 전산망을 이용하여 전송, 처리 또는 보관한 문서형식의 자료 로서 표준화된 것

∙ 컴퓨터 및 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송수신 또는 저장된 정보

2) 전자상거래의 구성요건

∙ 공공정책 및 법률

∙ 요소기술

∙ 정보 인프라 스트럭처