[2-3강] 자료관리 운용

 

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자료관리 운용

1. 자료관리 보존 형태

1) 자료관리의 개요

∙ 수집된 많은 양의 자료에서 필요한 정보를 유효하고 적절하게 얻어 낼 수 있도록 효과적으로 자료를 수집․분류․정리함은 물론 필요 없는 자료를 적시에 폐기하는 일련의 과정

∙ 자료관리가 필요한 이유

- 자료의 자연 증가를 통제할 수 있음

- 자료의 이동과정을 신속하게 파악할 수 있음

- 자료에 따르는 경비를 절약할 수 있음

2) 자료의 수집 방법

∙ 납본에 의한 방법

∙ 구입에 의한 방법

∙ 과제 부여에 의한 방법

 

3) 자료의 분류(일반자료는 한국십진분류법에 따라 분류)

∙ 행정간행물

∙ 행정자료

∙ 일반자료

4) 자료관리기관의 운영 및 자료목록 관리

∙ 중앙자료관리기관 : 행정자치부 산하의 정부기록보존소로, 정부 산 하의 모든 행정기관에서 발간되는 모든 간행물을 수집하고 관리

∙ 자료과 : 행정기관 내에서 자료관리를 맡아 하는 부서 또는 담당관

∙ 처리과 : 행정기관 내에서 소관 업무를 직접 맡아서 처리하는 부서 또는 담당관

5) 자료의 열람․점검․폐기 및 이관

∙ 열람 : 폐가식과 개가식으로 나누며 비밀․대외비 및 열람제한 자료와 기타 특별한 사유가 있다고 인정하는 자료에 대하여 열람 또는 복사를 제한 할 수 있다

∙ 점검 : 연1회 이상 소장 자료에 대한 점검 실시

∙ 폐기 : 자료로서의 가치가 떨어져 더 이상 관리할 필요가 없게 된 자료

∙ 이관 : 폐기 대상 자료 중 역사 자료로서 보존 가치가 있다고 인정 되는 자료

6) 자료관리의 자동화 및 공동 이용

∙ 행정자치부장관은 행정기관의 자료를 효율적으로 관리하기 위하여 자료관리의 자동화를 추진하여야 하며 필요한 때에는 사무관리규 정에서 정한 ‘기기 및 이용기술의 표준화’ 규정에 의하여 자료관리에 관한 표준 소프트웨어를 지정할 수 있음

 

2. 문서관리

1) 문서관리 방법

∙ 파일링방법

- 수직식 파일링 시스템

- 수평식 파일링 시스템

∙ 파일링 보관장소에 의한 방법

- 집중식 관리(전담부서 관리방식)

- 분산식 관리(각 부서에서 관리하는 방식)

- 절충식 관리(문서는 담당부서에 두고 영구보존문서 등은 전담 부 서에 보관하는 방법)

2) 문서처리의 원칙

∙ 즉일처리의 원칙

∙ 책임처리의 원칙

∙ 법령적합의 원칙

3) 문서관리의 기본원칙

∙ 표준화, 간소화, 전문화, 기계화, 자동화, 경제성, 용이성, 일일 처리

 

3. 프로그램 보호 관리

1) 프로그램 저작권

∙ 프로그램 저작권이란 프로그램을 창작한 자의 권리 말함

∙ 프로그램 저작권은 프로그램이 창작한 때부터 발생함

∙ 프로그램 저작자는 그 프로그램의 공표권을 가짐

∙ 프로그램 저작권자의 종속기간은 공표 다음 연도부터 50년간 존속함

∙ 창작 후 50년 이내에 공표되지 아니한 경우에는 창작한 다음 연도부터 50년간 존속함

 

2) 용어해설

∙ 개작 : 원 프로그램의 일련의 지시, 명령의 전부 또는 상당부분을 이용하여 새로운 프로그램을 창작하는 것

∙ 복제 : 프로그램을 유형물에 고정시켜 새로운 창작물을 더하지 아 니하고 다시 제작하는 것

∙ 배포 : 원 프로그램을 양도 또는 대여하는 것

∙ 발행 : 프로그램을 공중의 수요를 만족할 수 있을 정도로 복제하여 공중에게 배포하는 것

∙ 통신 규약 : 전산망의 내부 또는 전산망간의 상호 접속에 제공되는 전산망기기 간의 통신 신호 순서 및 절차 등에 관한 약속

 

4. 전산망 관리 운용

1) 전산망의 구성 조건

∙ 접속의 임의성

∙ 접속의 신속성

∙ 품질의 동일성

∙ 통신의 신뢰성

∙ 확장의 용이성

∙ 체계의 통일성

2) 전산망의 효과

∙ 경제적 효과

∙ 신뢰성 향상

∙ 처리 능력 향상

∙ 프로토콜의 표준화

 

3) 전산망의 구성 방법

∙ 중앙 제어망

- 교환과 통신기능의 대부분을 중앙에 위치하는 컴퓨터 집단에 의해 제어

- 단점 : 중앙 컴퓨터에 통신 및 처리에 대한 부하가 많이 걸림

∙ 분산 제어망 - 통신에 대한 기능과 책임이 각 컴퓨터 시스템과 교환기기에 균등 하게 나누어져 있음

4) 전산망 관련 규정

∙ 목적 : 전산망의 개발 보급, 정보의 효율적인 이용 그리고 정보화 사회의 기반을 조성함으로써 국민 생활의 향상과 공공복리의 증진에 이바 지함

 

5) 전산망 계획의 수립

∙ 전산망의 개발 보급 및 이용 등에 관한 기본 계획 수립

∙ 정보통신부 장관은 전산망의 개발 보급과 이용 등을 촉진하고 정보 화 사회의 기반을 조성하기 위한 전산망의 개발 보급과 이용 등에 관한 기본 계획을 수립하고 이를 공고해야 함

6) 전산망의 구성

∙ 통신구조 : 전산망의 내부 또는 전산망 간의 상호 접속을 위한 국가 기간 전산망 또는 사업용 전산망의 통신 구조는 공업 표 준화법의 규정에 의해 공업진흥청장이 공고한 한국공업 규격에 규정된 개방형 시스템 간 상호 접속의 기본 참조 모델에 따라야 함

∙ 통신 규약 - 정보 통신부 장관이 고시한 기능 표준에 적합해야 함

- 분계점의 설정 : 전산망 기기가 타인의 전산망 기기와 접속되는 경우에는 그 설치와 보전에 관한 책임의 한계를 명확히 하기 위해 분계점을 설정해야 함

7) 전산망 관련 기관

∙ 한국정보보호센터 : 정부가 정보보호시책을 효율적으로 추진하기 위하여 설립한 기구

∙ 한국전산원 : 전산화 촉진 및 국가 기간 전산망의 안정적인 운영을 지원하기 위한 정부 설립 기구

∙ 한국정보문화센터 : 국민의 정보이용능력을 배양하고 전산망에 관 한 전문 기술 인력을 체계적으로 양성하며, 이 와 관련한 홍보 등을 효율적으로 추진하기 위한 기구

∙ 정보화 추진위원회 : 정보화 추진 등에 관한 사항을 심의하기 위해 구성된 비상위원회

∙ 한국정보통신진흥협회 : 전산망의 보급 확장과 이용 촉진을 위한 조사와 정보 사회의 인식 제고를 위한 홍 보 활동을 하는 기관

∙ 소프트웨어산업의 진흥을 위한 시책을 협의하기 위한 소프트웨어 진흥 협의회는 정보통신부장관 소속 하에 둠

∙ 전자계산조직 등 각종 단말기기의 전자파 장해로부터의 보호기준 등은 전자법령이 정하는 바에 따름

∙ 표준어구제도 :문자의 부호화 제도