[2-2강] 사무관리 표준화

 

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1. 사무의 계획화와 조직화

1) 사무 계획의 필요성

∙ 미래의 목표를 위해 관련된 요소를 지휘하고 통제하는 기준

∙ 예산, 인력, 정보 등의 중복과 낭비를 막을 수 있음

∙ 목표를 달성하기 위한 의사소통과 의사결정을 위한 경로를 수립하기 위함

2) 사무 계획

∙ 개별선정계획 : 특정 상황에 응하여 그 때마다 만들어지는 계획

∙ 표준계획 : 일반적 상황에서의 계획

∙ 사무 계획화의 대상 사무 중 가장 먼저 이루어져야 할 사무는 반복성의 관례적 사무

3) 사무의 분산화의 장점

∙ 사무작업자의 사기 저하를 방지할 수 있음

∙ 작업시간, 거리, 운반 등의 간격을 줄일 수 있음

 

4) 사무의 집중화의 장점

∙ 환경변화에 신속하게 대응할 수 있음

∙ 감독이 용이하고 작업량의 증감이 용이함

∙ 사무의 요구에 따른 인원의 육성이 용이함

5) 사무계획 수립절차

∙ 목표설정

∙ 전제조건 설정

∙ 대안구상

∙ 최종안 결정

 

2. 사무의 통제와 표준화

1) 사무 표준화의 목적

∙ 사무관리 활동이 편리함

∙ 사무에 대한 효과적인 통제를 할 수 있음

∙ 사무업무의 용어나 개념상의 통일을 기할 수 있음

2) 사무 통제를 위한 관리기술

∙ 사무 공정관리 : 사무표준을 사용하여 매일의 사무를 능률적으로 처리하는 것을 목적으로 하는 관리활동

∙ 사무 품질관리 : 구체적인 목적이나 절차라든가 작업방법에 대해서 품질 표준을 정하여 관리하는 활동

 

2. 사무의 통제와 표준화

3) 사무분석기법

∙ 사무작업분석 : 사무처리방법의 파악을 위하여 사무작업시간이 적정한가를 분석하는 기법

∙ 사무공정분석 : 사무업무는 단계별로 진행되는데 이러한 진행의 과정을 분석하는 것

∙ 사무가동분석 : 업무의 발생 비율 등을 조사, 분석하는 것

∙ 사무분담분석 : 업무 수행을 위해 각자의 직무 분담이 발생되는데, 이 때 그 업무가 적절한지의 여부 등을 분석하는 것

 

3. 사무 환경 조건

1) 집무 환경의 요소

∙ 실내 조명

∙ 색채 조절

∙ 방음 시설

∙ 공기 조절

2) 사무실 환경설계

∙ 사무업무를 처리하는데 최소단위 공간은 개인 워크스테이션

∙ 사무실 조도는 500[LUX]

∙ 사무실 적당 온도는 18~24[℃] 전후

∙ 습도는 60%

∙ 불쾌지수는 70이하

 

3. 사무 환경 조건

3) 사무관리의 형태

∙ 집중형

∙ 분산형

∙ 절충형(집중형과 분산형의 혼합형태)

4) 책상 배치

∙ 대향식

∙ 동향식

∙ 좌우 대향식