[1-1강] 사무자동화 개념

 

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사무자동화의 개념

1. 사무자동화의 개념

1) 정의

∙ 정보처리(컴퓨터)기술, 정보통신기술, 시스템과학, 행동과학 등의 다양한 응용분야를 통합

∙ 사무생산성 향상을 위한 자동화 시스템으로 대량이며 구조가 불명확 업무에 대한 처리의 효율을 높일 수 있음

∙ 일반적으로 정보의 수집, 가공, 작성, 입력, 전송 등의 기술을 이용한 것

 

2) 배경

∙ 사무자동화 배경

- 생산 부분에 비해 사무 부분의 생산성 증가가 크게 저조

- 사무 부분 종사자의 증가와 사무 근로자의 입금 큰 폭 상승

- 사무 정보 기기의 가격 하락과 급속한 성능 향상

- 서비스산업과 정보산업의 비중은 계속해서 증가하고 있는 추세

∙ 사무자동화의 발생 배경요인

- 오피스 부분의 저생산성

- 사무근로자 및 문서의 증가 추세

- 정보산업으로의 발전 및 확대

- 컴퓨터 하드웨어와 소프트웨어의 급진적인 발달 추세

∙ 사무자동화 발전의 배경기술

- 하드웨어 기술의 발전

- 소프트웨어 기술의 발전

- 통신기술의 발전 사무자동화의 개념

 

3) 발전단계

 개별적 사무자동화(1단계) → 구조적 사무자동화(2단계) → 종합적 사무자동화(3단계)

 

4) 목적

∙ 사무처리의 비용 절감

∙ 사무처리의 질적 향상

∙ 사무자동화의 궁극적 목적은 사무 부분의 지적 생산성 향상에 있다

 

5) 정보의 형태 ∙ 수치정보

∙ 문자정보

∙ 도형정보

∙ 음성정보

 

2. 사무자동화의 기본요소

1) 구성요소

 

2) 주요기능

∙ 문서화 기능 : 문서의 작성, 배포, 보관의 신속화, 정확도의 향상을 위한 기능

∙ 정보 활용 기능 : 정보 이용의 고도화, 창조적 활동의 효율을 위한 기능

∙ 통신 기능 : 인간 대 인간의 상호간의 대화, 회의의 효율성을 위한 기능

∙ 업무의 자동화 기능 : 문서화, 통신, 정보 활용 기능을 합리적으로 결합 시켜 업무의 통합 처리를 정확하고 신속하게 하는 기능

 

3. 사무자동화의 생산성

1) 사무부분 생산성

∙ 오피스의 생산성은 간접적으로 구할 수 있지만 직접적으로는 평가 할 수 없음

∙ 오피스에서는 생산성의 효율성과 유용성 양면에 대한 기준을 명확 하게 규정할 방법이 없음

∙ 오피스 근로자의 지적 능력, 경험에 의하는 바가 많기 때문에 산출 성과를 높은 수준으로 안정되게 유지할 수 없음

 

2) 사무자동화의 기대효과

∙ 비용절감

∙ 경영활동의 고도화

∙ 보다 향상된 서비스의 제공

∙ 노동력의 절감 사무자동화의 개념

 

3) 사무자동화가 각광을 받는 이유

∙ 경제적인 요인 때문

∙ 환경적인 요인 때문

∙ 기술적인 요인 때문

 

4) 사무자동화 시스템이 효과를 평가하는 방법

∙ 투자 효율 산정법

∙ 상대적 평가법

∙ 정성적 평가법

 

5) 사무부분의 지적 생산성 향상을 위한 접근방법

∙ 사람/조직 개편

∙ 사무 작업 개선

∙ 사무 환경 정비

∙ 정보 시스템 확립

 

6) 사무자동화 시스템의 구체적 생산성 향상 구분

∙ 매체 변환의 감소

∙ 부수적 기능의 감소

∙ 적시성(타이밍)의 증가

∙ 통제의 향상 사무자동화의 개념

 

4. 사무자동화의 추진 및 전략

1) 사무자동화 환경 설계 시 고려사항

∙ 인간 공학적 요소

∙ 효과적인 의사소통

∙ 작업자의 만족 배려

 

2) 사무자동화 계획 시 고려사항

∙ 경영자가 요구하는 최적의 시스템을 구축하는 하향식 접근방법

∙ 현장에서 사용자 중심으로 발생되는 상향식 접근방법

∙ 명확한 사무자동화 전개방법론 정립

∙ 최고 경영자의 명확한 방향과 목표달성

 

3) 사무자동화 추진의 고려사항

∙ 경제성 평가

∙ 경영자의 지원과 교육훈련

∙ 전략계획의 수립과 실행

 

4) 사무자동화 추진 방법과 추진 목표

∙ 추진 방법

  - 전사적 접근 방식

  - 부분 전개 접근 방식

  - 공통 과제형 접근 방식

  - 기기 도입형 접근 방식

  - 계층별 접근 방식

  - 업무별 접근 방식

∙ 추진 목표

  - 세부 목표 : 계량적이며, 처리방법 등이 구체적인 단계

  - 부분 목표 : 다른 부분 목표와 연관성을 가지고 결정되어야 하는 단계

  - 최종 목표 : 전체적인 균형을 유지할 수 있고 지속성이 있는 목표를 설정하는 단계 사무자동화의 개념

 

5) 사무실 시스템 설계와 운용을 위한 기술적인 체계

∙ 시스템 관리 기술

∙ 시스템 설계

∙ 사무실 설계

∙ 맨/머신 시스템 설계

∙ 환경 공학

∙ 조직 관리 기술

 

6) 평가의 종류

∙ 사전 평가 : 경제성 평가

∙ 중간 평가 : 사무자동화의 구현 시 성능에 대한 분석

∙ 사후 평가 : 시스템 가치, 기술적 평가, 운영에 대한 평가, 경제성 평가

 

5. 경영 정보 시스템(MIS)

∙ 기업의 내/외부의 비즈니스, 데이터를 수집해서 가공하고 기업을 관리하는 모든 계층의 사람들의 의사 결정에 필요한 정보를 제공해주는 시스템

∙ 의사결정에 필요한 정보를 데이터베이스로부터 검색하여 필요한 분석을 행하고 보기 쉬운 형태로 편집, 출력해 주는 시스템